Power Query ist ein Tool in Microsoft Excel, das das Importieren von Daten aus verschiedenen Quelldateien und das Sortieren dieser Daten in ein Excel-Blatt in einem möglichst praktischen und brauchbaren Format vereinfacht.
Der Benutzer muss nur einmal eine Abfrage einrichten, d. h. die Regeln für die Sortierung, und die Abfrage jedes Mal aktualisieren, wenn die Aktion wiederholt werden soll.
Power Query ist ein benutzerfreundliches Business-Intelligence-Tool, für das der Benutzer keinen speziellen Code erlernen muss. Die Funktion wurde erstmals 2010 in MS Excel eingeführt und ist ein kostenloses Add-In in Excel 2010 und 2013. Seit 2016 ist es vollständig in Excel integriert. Und jetzt zum Power Query Guide.
Ein Benutzer möchte Verkaufsdaten aus einer Textdatei in ein Excel-Blatt importieren, um die monatlich an jeden Verkäufer zu zahlende Provision zu berechnen. Die Daten in der Textdatei lauten wie folgt:
Mitarbeiter-ID, Produkt-ID, Datum, Provisionssatz, verkaufte Einheiten, Preis pro Einheit
A10001, 10200301, 2020-01-30, 20.0%, 65, 100
A10002, 10200304, 2020-01-30, 20.0%, 77, 200
A10003, 10200301, 2020-01-30, 20.0%, 50, 100
A10002, 10200301, 2020-01-30, 20.0%, 44, 100
A10003, 10200304, 2020-01-30, 20.0%, 60, 200
A10001, 10200304, 2020-01-30, 20.0%, 35, 200
So berechnen Sie den Betrag, der den einzelnen Verkäufern zu zahlen ist:
– Suchen Sie den Namen des Mitarbeiters, der mit jeder ID verbunden ist, mit VLOOKUP.
– Verknüpfen Sie jede Produkt-ID mit dem Namen des Produkts.
– Verwenden Sie mathematische Formeln, um den Gesamtbetrag der zu zahlenden Verkäufe und Provisionen zu berechnen.
Nach dem Hinzufügen und Entfernen einiger Spalten müssen die endgültigen Daten wie folgt aussehen:
Diese Übung ist nicht schwierig, wird den Benutzer aber einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn die gleiche Sortierung und Filterung regelmäßig durchgeführt werden muss, wird es alltäglich.
Mit dem Power Query Tool muss der Benutzer die Übung nur einmal durchführen. Die Anweisungen, die verwendet wurden, um zu den endgültigen Daten zu gelangen, werden als Abfrage gespeichert, und jeden Monat können dieselben Daten generiert werden, indem die Aktualisierungsoption für die so erstellte Abfrage gewählt wird.
Andere Verwendungszwecke von Power Query
Der größte Vorteil des Power Query-Tools ist zweifellos die größere Effizienz. Excel selbst ist ein nützliches und effizientes Werkzeug zur Datenformatierung und -analyse; die Verwendung von Excel mit Power Query bringt dem Benutzer schnellere Ergebnisse.
Die folgenden Merkmale des Tools machen es für regelmäßige Anwendungen noch nützlicher:
1. Verbindung zu verschiedenen Datenquellen
Power Query ist so programmiert, dass es Daten aus verschiedenen Quellen exportieren kann, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Textdateien, Excel-Arbeitsmappen und CSV-Dateien.
Einmal eingerichtet, wird eine Abfrage im System gespeichert, und jedes Mal, wenn Daten in ähnlicher Weise importiert und formatiert werden müssen, können die Anweisungen mithilfe der Aktualisierungsoption wiederholt werden. Damit entfällt die Notwendigkeit sich wiederholender manueller Arbeit und der Prozess wird effizienter.
2. Kombinieren von Tabellen
Wenn Ergänzungen zu denselben Quelldaten in regelmäßigen Abständen, z. B. jede Woche oder jeden Monat, importiert werden müssen, wird es schwierig, die korrekte Replikation der Daten manuell sicherzustellen.
Wenn im obigen Beispiel ein einziger Bericht über die Höhe der Einnahmen erstellt werden soll, die jeder Verkäufer im Laufe eines Jahres erzielt hat, müssen die Daten jedes Monats zu denen der Vormonate hinzugefügt und die Zahlen korrekt addiert werden. Das ist manuell nur schwer zu bewerkstelligen, wenn es viele Mitarbeiter im Unternehmen gibt.
Power Query bietet die Möglichkeit, verschiedene Datensätze zu kombinieren. Die Umsatzberichte eines jeden Monats können mit denen der Vormonate kombiniert werden, indem die erforderlichen Anweisungen angegeben werden.
3. Zusammenführen von Tabellen
Die Option Zusammenführen in Power Query ersetzt die VLOOKUP-Funktion in Excel. Letztere ist in der Tat eine nützliche Funktion, um entsprechende Werte nachzuschlagen, aber es ist etwas umständlich, sie auf einen großen Datensatz anzuwenden, der mehrere tausend Zeilen umfasst.
Wenn es im obigen Beispiel verschiedene Tabellen gibt, in denen die Verkäufe verschiedener Produkte durch die einzelnen Verkäufer aufgeführt sind, können diese Tabellen mit Power Query zusammengeführt werden, um den Gesamtumsatz jedes Mitarbeiters anzuzeigen. Unabhängig von der Größe der Daten hat dies keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit der Ausführung.